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[Artigo em Preparação] Produtividade e Gestão Pessoal do Tempo

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Carlos Gandra 
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Título provisório, mas a ideia é essa, aproveitar (muito) melhor cada uma das preciosas horas do dia ;) É comum entre nós webmasters não termos "tempo para nada", e não existe nenhuma fórmula para aumentar o dia para 48h, mas certamente há dicas que podem ajudar bastante e conheço algumas, é basicamente isso que quero partilhar.

Coming soon :)
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AnaMartelo 
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 :ideia: este artigo vai me fazer muito jeito..
ultimamente não tenho tempo para nada :S
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Jerson 
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Sim também me parece uma boa ideia.
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Nuno 
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indeed...
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rtbfreitas 
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Excelente tema Carlos, como sempre :)
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Carlos Gandra 
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Ora vamos lá:



Todo o webmaster sofre ou já sofreu da falta de tempo. Ou porque os projectos são muitos, ou porque o tempo disponível é curto, o “não ter tempo para nada” é tema recorrente de conversa. O problema da falta de tempo está relacionado com a nossa tendência para gerir (muito) mal o que temos.

Pensa no seguinte: se tiveres uma semana para fazer X, vais ocupar a semana toda com isso e mais uma data de coisas pouco importantes pelo meio. Agora se só tiveres 24h, que remédio tens tu em só te focar no essencial do trabalho! A pressão de haver um curto prazo (desde que suficiente como é óbvio) obriga-te a uma maior concentração no trabalho e eliminação do que não é crucial. Não subestimes a capacidade humana, pois somos capazes de fazer em 3h concentrados o que levaríamos vários dias num regime de excesso de liberdade e distracções.

Algumas regras simples, podem-nos tornar muito mais produtivos nas mesmas horas de trabalho, o que só nos trás benefícios quer a nível pessoal como profissional. 


Eliminar o que não é importante
Por vezes nem nos damos conta da quantidade de tarefas que nos ocupam o tempo e que na verdade não nos servem para nada:


Email

Precisas de consultar o email 20 vezes por dia? Ou teres uma pequena janela sempre a piscar alertas quando chega algum email sem interesse? Basicamente isto serve para te distrair. Define 2 momentos por dia para verificares o email. Geralmente, ás 8h ou 9h da manhã não se obtém respostas, pelo que é escusado começar o dia por aí. Consulta o email por volta das 12h, até lá já podes ter completado várias tarefas. Volta a consultar ao fim da tarde não te distraias mais com ele. Se por acaso o teu trabalho exige monitoramento constante dos emails, certifica-te que essas caixas de entrada não são usadas para nada desnecessário e apenas o importante na tua actividade.


Notícias

A Internet trouxe a capacidade de se conhecerem as notícias praticamente em tempo real e essa capacidade tornou-nos grandes consumistas. Há uns tempos atrás corria os jornais online e o twitter, várias vezes por dia, dando por mim a ler notícias integrais que não me serviam para nada. Tal como no email, agenda 2 ou no máximo 3 horários por dia para espreitares as notícias. Usa os feeds e lê o desenvolvimento apenas das notícias realmente interessantes, esquece as restantes, o título ou as capas dos jornais chegam para estares a par do que se passa no Mundo. Se possuís blogs informativos, filtra apenas as notícias dos assuntos que te sejam importantes para os actualizar.


Ocupações

Evita as ocupações inúteis, como por exemplo reorganizar constantemente os contactos, as pastas e os marcadores dos emails. Tal como afirma Timothy Ferriss: a) fazer bem uma coisa pouco importante não a torna importante, b) o facto de exigir muito tempo não torna uma tarefa importante e c) a falta de tempo é, na realidade, falta de prioridades. Manter um separador com um browser game ou uma rede social aberta é um excelente exemplo das ocupações inúteis. Mesmo que sejam 2 minutos de cada vez, o facto de estares sempre a espreitar e actualizar leva-te à perda de concentração e de ritmo. Agenda algumas pausas para utilizares o Facebook, o Twitter ou outro, mas faz isso de uma forma regrada, sem excessos e sem que prejudique o teu rendimento.


Seleccionar

Trabalhares apenas com o que é importante para ti, pode mudar por completo a tua produtividade. Se 2 anunciantes significam 90% dos teus rendimentos em determinado site, porque motivo vais perder tempo com os restantes que te geram apenas 10%? Se dos teus 10 sites só 2 deles te recompensam (seja a nível financeiro, reconhecimento pessoal ou outra motivação), não era melhor dedicares o teu tempo a estes e afastar os restantes?


A lista “to do”
Agora que eliminamos o que não era importante, temos de organizar o trabalho para sermos eficazes. Para começar, as multitarefas não são uma boa ideia. Se dedicares 2h a 4 websites ao mesmo tempo, provavelmente fazes menos coisas do que se dedicares 30mins a cada um deles.  Se além dos sites ainda estiveres simultaneamente a falar no Messenger ou ao telefone e a arrumar o escritório, não esperes uma grande produtividade porque não a terás.


Prioridades

Já sabes que só vais fazer o que é realmente importante, mas também aí existem prioridades. Há tarefas mais importantes e/ou mais urgentes que outras, logo devem ser tratadas primeiro. Identificares as prioridades inclusive nos pequenos detalhes é um bom impulso para, por exemplo, cumprires prazos estabelecidos.


Tempo

Como já referido anteriormente, um prazo relativamente curto leva-te a concentrar e focar mais no trabalho e não cair em distracções. Gere e limita o tempo que gastas em determinada tarefa. É uma forma de pressão auto-imposta que te beneficia essencialmente a ti. Existe uma ferramenta simples mas engraçada para o efeito, o E.gg Timer, um cronómetro que te faz a contagem decrescente do tempo que impões para uma determinada tarefa. Não definas uma semana para construíres um site. Define 30 minutos para fazer o header, depois 15 minutos para o footer, a seguir 20 minutos para o sitemap, analytics e outras pequenas optimizações, etc. Divides o teu trabalho em pequenas etapas e concluis cada uma em separado, em curtos prazos de tempo. Não comeces a fazer nada antes de limitares o tempo para essa mesma tarefa. Provavelmente nem tens ideia do quanto isto te pode ajudar.


Organização

Um software útil (e gratuito) para te ajudar a gerir projectos é o Webmaster Organizer. Esta é a tua lista “to do” onde podes organizar e agendar tarefas, ferramentas e contactos para cada projecto o que, além de te permitir organizar melhor e poupar tempo, impede que te esqueças do que tens de fazer em cada um - com N projectos em mãos, é difícil memorizares tudo o que tens que fazer para cada um deles.


Horários

Não trabalhes mais horas só porque não conseguiste terminar determinada tarefa dentro do prazo que estabeleceste. A ideia de prolongar a hora de trabalho só te leva a um caminho: a preguiça. Vais-te desleixar e distrair pois já tens em mente ficar acordado até mais tarde e então fazeres o trabalho. Tens de te treinar a terminar as coisas dentro do prazo. Quando acabares, dedicas-te então ao resto sem preocupações e sem o trabalho na cabeça, esquece-o! O teu horário, se trabalhares por conta própria, deve de ser o que mais se adequa ao teu estilo de vida. Há quem trabalhe melhor de manhã, à tarde ou à noite, o que tem uma relação directa com o ambiente que nos rodeia. É impossível todas as pessoas do Mundo serem mais produtivas exactamente no mesmo horário.


Ser rigoroso!
Saber gerir o tempo de forma eficaz requer muita disciplina. É um exercício onde tens de ser muito rigoroso contigo próprio, pois a Web tem um número quase infinito de distracções onde podemos gastar as preciosas horas sem darmos por isso. Leva 1h de trabalho seguida sem nunca ires ao mail, às notícias, aos blogs, aos fóruns, aos facebooks, aos jogos ou à máquina de café. Dedica os 15 minutos seguintes para isso. E depois volta a trabalhar mais 1h sem qualquer interrupção, salvo algum imprevisto inadiável.

A falta de rigor, o excesso das distracções e a consequência óbvia de tudo isso – a maléfica falta de tempo – além de reduzirem drasticamente a tua produtividade, afectam a tua saúde (stress, cansaço, falta de tempo fora do computador, falta de exercício físico, falta de alimentação equilibrada, excesso de cafeína, etc).  Não és um rato de laboratório ou alguém que dorme e acorda com a cara enfiada no teclado. O objectivo de seres mais produtivo é, além de obviamente trabalhares e ganhares melhor, teres também mais tempo livre para as outras coisas que dão prazer à vida!

Partilha nos comentários as tuas dicas e técnicas para gerires o tempo!  ;)




Criticas e sugestões são bem-vindas! ;) Depois passo para a homepage.
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Nuno 
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Está óptimo. Depois coloca umas imagens para ilustrar ;)
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JoseOliveira 
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Muito bom, se consegues também fazer tudo o que escreves melhor ainda :)

Dois reparos:
- "monitoramento" soa a brasileiro,... talvez "uma atenção"
- "ás" tem o acento ao contrário
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Carlos Gandra 
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Está óptimo. Depois coloca umas imagens para ilustrar ;)

Thanx assim o farei! ;)

Muito bom, se consegues também fazer tudo o que escreves melhor ainda :)

Dois reparos:
- "monitoramento" soa a brasileiro,... talvez "uma atenção"
- "ás" tem o acento ao contrário

Vou alterar obrigado! ;)

Em relação ao conseguir fazer, ainda não está perfeito, mas ando a gerir bem melhor o meu tempo. Eu era um desastre nisto, ocupava-me sempre de coisas inúteis e depois tempo nem vê-lo. Por perceber isso é que comecei a interessar-me por este assunto, antes de mais, tinha de me corrigir a mim próprio rapidamente...
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Carlos Gandra 
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cjseven 
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Muito fixe!

Não tinha lido antes aqui e por isso fiquei surpreso ao ver o link ao webmaster organizer! :D

:cool: