Eu para te ser sincero, acho que devias remodelar o site todo!
Aquelas Frames, organização quase nenhuma, fica muito confuso para um utilizador normal, dessa maneira não vais atingir o objectivo final!
PS: é apenas a minha opinião.
Quanto ao que pedes, basta uma base de dados com os apartamentos que tens, os que estão ocupados, arranjas funcão para os meteres off nas pesquisas!