Em tempo real ? (tipo shoutbox )
Via mensagens ?
Eu estou a acabar de implementar uma intranet para empresa que tem uma funcionalidade de envio de mensagens entre funcionários, mas foi tudo feito "á la pata" 
Consiste em algo do género (exemplo):
-O funcionário José recebeu uma factura do cliente Joaquim em PDF. Vai à plataforma e envia o ficheiro que fica lá. Os outros funcionários e Administração têm assim acesso na hora à documentação.
-O José esqueceu-se de informar os colegas que havia uma reunião às 14h. Então ai entra a Agenda para adicionar eventos ou tarefas.
-O José também não enviou email ao Jorge e então deixa uma mensagem Pública onde quem entre nessa tal área veja o recado ou mensagem do José.
Basicamente é isto, Agenda, Troca de mensagens ou lembrete na hora e para todos os inscritos e uma área para enviar ficheiros / troca.